Alles was Du für den Start als Virtuelle Assistentin benötigst

Bild mit Ausrüstungsgegenständen für die Arbeit als Virtuelle Assistentin

Wenn Du als Virtuelle Assistentin arbeitest, kann Dein Arbeitsplatz überall sein – zu Hause, in der Bibliothek oder am Strand. Ich weiß jedoch aus Erfahrung, dass es sich lohnt, eine gut ausgestattete Basis als Ausgangspunkt zu haben – in meinem Fall ist es mein Home-Office.

Welche Ausrüstung benötigen Du zum Start?

Dein Arbeitsumfeld als Virtuelle Assistenz wird lediglich durch einen funktionierenden Computer und die Reichweite des Internets eingeschränkt. Wenn Du keine Finanzierung oder Förderung erhältst, kannst Du erst einmal auf die restliche Technik und Software verzichten. Ich empfehle Dir, nach jedem Auftrag etwas Geld für Investitionen zur Seite zu legen, aber diese erst dann zu tätigen, wenn Du sie mit Sicherheit brauchst. Du wirst nämlich sehr schnell feststellen, dass es unglaublich viele tolle und nützliche Tools und Programme gibt, die deine Arbeit als Virtuelle Assistentin erleichtern und beschleunigen.

Verschiebe den Beginn der Arbeit als VA nicht, nur weil Du noch nicht alles vorliegen hast!

Absolut empfehlenswerte Ausrüstung für den Start:

  • Computer oder Laptop
  • schnelles und zuverlässiges Internet
  • Gewerbeanmeldung
  • Mikrofon + Kopfhörer (sofern sie nicht im Laptop verbaut sind)
  • Gutes Telefon

Anderes nützliches Zubehör:

  • Drucker mit einem Scanner
  • Externe Festplatte für die Sicherung
  • Kalender – Papier oder online
  • Notizbuch

Software:

  • MS Office oder als kostenlose Alternative LibreOffice / OpenOffice
  • Adobe Photoshop und Canva oder als Alternative Gimp
  • Clouddienst wie OneDrive oder GoogleDrive
  • Zeiterfassungsdienst wie Toggl
  • Passwort-Manager wie LastPass oder 1Password
  • ggf. Trello zur Organisation
  • ggf. PhraseExpress für fertige Textbausteine
  • ggf. Adobe Premiere oder als kostenloses Videoschnittprogramm DaVinci Resolve / Shotcut

andere:

  • professionelle Webseite
  • Facebook-Profil
  • E-Mail-Adresse
  • ggf. Geschäftskonto bei Kontist, Holvi oder N26
  • ggf. Buchhaltungssoftware wie LexWare oder SevDesk

Ein zuverlässiger Internetzugang ist die absolute Grundlage. Leider kann der Albtraum einer jeden Virtuellen Assistentin eintreten und das Internet funktioniert in einem wichtigen Moment nicht mehr. Für solche Fälle solltest du immer einen Plan B haben. Finde im Vorfeld heraus, wo es Orte mit (kostenlosem) und sicherem Internet gibt. Das können Bibliotheken, Cafes oder öffentliche Einrichtungen sein. Vielleicht hast Du auch gute Freunde, bei denen sich in der Not eine kleine Arbeitsecke für Dich findet.

Stelle außerdem sicher, dass dein Smartphone über eine WLAN-Hotspot-Funktion verfügt, um deinen Laptop mit dem Internet verbinden zu können. Dies ist eine großartige Lösung, da keine zusätzliche Funkverbindung mehr notwendig ist. Beim Abschluss eines Handytarifs solltest Du daher darauf achten, dass du ein hohes Datenvolumen hast oder sogar ohne Datenlimit im Internet arbeiten kannst.

Das gilt vor allem für Virtuelle Assistenten, die sich auf Reisen befinden und keinen festen Home-Office Platz haben. Prüfe an jedem neuen Ort mehrere Möglichkeiten, wo du auf sicheres Internet zugreifen kannst.

Wenn Du als Virtuelle Assistentin startest, kannst du auf jedem Gerät arbeiten. Aber mit der Zunahme an Kunden und neuen Aufgaben wirst du schnell merken, dass ein guter Computer wichtig ist.

Ist es nun besser einen Desktop-PC oder einen Laptop zu wählen? Meiner Meinung nach ist ein Laptop sinnvoller, da Du ihn überall mit hinnehmen kannst.

Der Laptop hat eingebaute Lautsprecher und ist normalerweise mit einer Webcam ausgestattet. Ebenso verfügen gute Laptops über ein eingebautes Mikrofon. Diese Dinge sind essentiell und müssen sonst nachgekauft werden.

Denke beim Kauf eines Laptops daran, dass Du ihn alle paar Jahre durch einen Neuen ersetzen musst. Die Geräte verlieren mit der Zeit an Leistung und veralten, ganz egal, wie sehr du ihn pflegst.

Unabhängig davon, ob es Dir gefällt oder nicht – als Virtuelle Assistentin musst du ständig mit Social-Media und deinem Email-Postfach verbunden sein. Wenn Du ein gutes Smartphone besitzt, brauchst Du nicht mehr in ein Tablett investieren. Mit den jeweiligen Apps kannst Du Dir das Smartphone perfekt einrichten, damit Du keine wichtigen Nachrichten verpasst und mit weniger Aufwand deine sozialen Plattformen pflegen kannst.

Hier möchte ich noch einmal, zu einem guten Handytarif, vorzugsweise ohne Datenlimit, raten.

Datensicherung durch externe Festplatte und Cloudsicherung

An sich reicht die Datensicherung über ein Medium aus. Ich persönliche nutze gerne eine externe SSD-Festplatte sowie den Cloudservice OneDrive. Auf die SSD-Festplatte ziehe ich regelmäßig eine Komplettsicherung meiner Laptop-Festplatte. OneDrive synchronisiert bei mir nur bestimmte Ordner und erstellt so die notwendige Sicherung wichtiger Daten. Allerdings finde ich die Arbeit in der Cloud umständlich und nutze daher lieber eine normale Festplatte, wo ich mich viel schneller durch die Ordner und Dateien bewegen kann. Eine doppelte Absicherung gibt mir ein besseres Gefühl und ich muss mir keine Sorgen vor einem Hackerangriff machen.

Darüber hinaus eignet sich ein Cloudservice hervorragend, um große Datenmengen problemlos mit Kunden oder anderen Empfängern zu teilen. Es erlaubt dem Auftraggeber, dass er jederzeit den Fortschritt an seinen Dateien überprüfen kann. Nehme Dir daher die Zeit, um dieses Werkzeug zu beherrschen!

Ich empfehle Dir, eine Email zu wählen, die mit deiner Webseiten-Adresse verknüpft ist. Es vermittelt deinen Kunden und Geschäftspartnern mehr Professionalität und Seriösität. Zusätzlich zu dieser Email ist die Einrichtung eines Postfachs bei Gmail sinnvoll. Es scheint mir der stabilste Anbieter für Email-Dienste zu sein. Ich weiß aus Erfahrung, wenn alle anderen Dienste fehlschlagen – Google Mail lässt sich weiterhin ausführen. Darüber hinaus ist die Anbindung an ein Smartphone sehr einfach und das Postfach lässt sich auch bei langsamer Internetgeschwindigkeit öffnen und nutzen.

Einsatz von Drucker und Scanner

Sind Drucker und Scanner zum Starten erforderlich? Du wirst den Scanner seltener als erwartet verwenden. Unsere Gesellschaft neigt dazu, von Jahr zu Jahr immer papierloser zu werden. Ein Scanner lässt sich in den meisten Fällen ersetzen, indem man das Dokument mit der Kamera eines Smartphones scannt oder fotografiert.

Angesichts der niedrigen Preise für multifunktionale Geräte (Drucker, Scanner und Kopierer in einem Gerät) lohnt sich jedoch so eine Investition, zumal noch viele Dokumente, wie Verträge, gedruckt werden müssen.

Ich hoffe, Du hast jetzt einen kleinen Einblick für den Start als Virtuelle Assistentin erhalten. Warte bitte nicht, bis Du alles komplett und vorbereitet hast. So verlierst du nur unnötig Zeit und wirst dennoch nie das Gefühl haben, dass alles für einen perfekten Start fertig ist. Lege einfach los und die ganzen Dinge kommen schon von alleine. Viel Erfolg!

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