Facebook gehört heute zu den wichtigsten Social Media Kanälen. Knapp 2,3 Milliarden Nutzer sind auf dieser Plattform monatlich aktiv und bilden die Kernzielgruppe vieler Unternehmen. Zielgerichtete Werbung ermöglicht es diese präzise anzusprechen und die Reichweite des Unternehmens zu steigern.
Es lohnt daher sich mit Facebook intensiver zu beschäftigen und dessen Vorteile für den eigenen Erfolg zu nutzen.
Auf den ersten Blick erscheint es keine besondere Herausforderung zu sein, seine Unternehmensseite auf Facebook aufzustellen und zu pflegen.
Hier ein Foto, da ein paar Posts und schon stehen die Leads und Kunden Schlange.
Doch so einfach ist das leider nicht.
Um sich auf Facebook richtig zu präsentieren und seine Wunschkunden zu erreichen, benötigt es fundiertes Wissen, Zeit und auch etwas Geld.
Wissen und Zeit, die viele Unternehmer nicht haben.
In diesem Artikel erfährst Du daher,
– welche Aufgaben Du als virtuelle Assistentin bei der Fanpage-Betreuung übernehmen kannst,
– wie Du dabei am besten vorgehst und auf was Du achten solltest,
– wie viel Zeit Du dafür benötigst
– und wie Du den Preis für deine Dienstleistung berechnest.
Zwei Typen von Auftraggebern und ihre Unterschiede
Meiner Erfahrung nach gibt es zwei Arten von Unternehmer:
- Unternehmer, die gerne eine Fanpage hätten, aber sich nicht um sie kümmern können oder wollen. Sie haben meistens keine Ahnung, was sie auf Facebook posten sollen, weil ihnen das Potenzial von Facebook nicht bekannt ist. Sie stellen sich vor, dass tägliche mehrere Beiträge auf ihrer Seite gepostet werden sollten, weil sie den Aufwand für einen sinnvollen Beitrag nicht richtig einschätzen können.
- Und dann gibt es den Unternehmer, der genau weiß, wie viel Zeit die Seitenpflege in Anspruch nimmt, weil er sie selbst betreibt. Da ihm diese Zeit jedoch fehlt, möchte er diese Aufgabe delegieren und sich selbst anderen wichtigen geschäftlichen Angelegenheiten widmen.
Für einen virtuellen Assistenten ist die Zusammenarbeit mit dem ersten Typ Unternehmer schwieriger, da dieser erst einmal bezüglich des Arbeitsaufwands sensibilisiert werden sollte. Er muss verstehen lernen, dass es sich nicht nur um das Verfassen von Beiträgen handelt. Auch Fotos wollen gesucht und optimiert werden und immer häufiger nutzt man Videos. Ebenso warten Kommentare und Nachrichten darauf, beantwortet zu werden.
Der zweite Typ Unternehmer hat dafür ein höheres Bewusstsein. Ihn überraschen daher die Kosten nicht, mit welchem man die Pflege einer Facebook-Seite bewertet.
Beiträge erstellen und worauf zu achten ist
Die wichtigste und zeitaufwändigste Aufgabe ist das Erstellen von Posts.
Dies ist nicht nur das Schreiben von Text, sondern auch das Auswählen geeigneter Fotos oder das Vorbereiten von Grafiken. Manche Beiträge lassen sich in wenigen Minuten verfassen, andere brauchen dagegen aufgrund von Recherche 1-2 Stunden. Daher rate ich davon ab, die Anzahl der Beiträge als Abrechnungsgrundlage zu nutzen.
Als virtuelle Assistentin solltest Du mit deinem Auftraggeber vereinbaren, wie viele Beiträge pro Woche auf der Fanpage erscheinen sollen.
Außerdem spielt es eine erhebliche Rolle, ob Du Materialien zur Verfügung gestellt bekommst, auf denen Du aufbauen kannst. Dies können Informationen zum Produkt oder zur Marke sein sowie relevante Fotos oder Grafiken, die zuvor vom Grafikdesigner erstellt wurden.
Manche Auftraggeber wollen ihre Fanpage selbst betreiben. Sie benötigen lediglich einen Texter, der ihnen suchmaschinenoptimierte Beiträge verfasst. Um die Veröffentlichung und um Fotos oder Grafiken kümmern sie sich wieder selbst. Deshalb ist es wichtig vorab den genauen Umfang der Aufgaben zu klären.
Wenn der Unternehmer Dir keinen Zugriff auf Fotos, Grafiken und andere Materialien gewährt, solltest Du ihn darauf aufmerksam machen, dass die Recherche Zeit benötigt. Der Auftraggeber sollte sich darüber im Klaren sein, dass beim Schreiben eines Beitrags nicht nur ein paar Tasten auf der Tastatur gedrückt werden, sondern auch nach Informationen und passenden Grafiken und Fotos in Fotobanken gesucht werden muss.
Ich rate virtuellen Assistenten dazu, herauszufinden, ob der Auftraggeber Themen bereitstellt oder ob er eine Marketingstrategie verfolgt. Falls ja, wird die Aufgabe viel einfacher, da die vorgegebenen Themen eine gute Orientierung bieten.
Zum Schluss noch ein wichtiger Tipp: Bevor Du die Pflege einer Facebook-Seite übernimmst, mache Dir Gedanken, ob die thematische Ausrichtung Dich wirklich interessiert und Du Kenntnisse auf dem jeweiligen Gebiet hast.
Wenn Dich das Thema interessiert, wirst Du mit Spaß an die Sache gehen und mit Leichtigkeit Posts erstellen. Das ist nicht nur für Dich, sondern auch für deinen Auftraggeber von großem Wert.
Ansonsten wirst Du viel Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, von denen Du wahrscheinlich nicht viel Ahnung hast. Es besteht auch ein größeres Risiko, dass deine Texte dadurch langweilig oder falsch weitergeben werden und dem Auftraggeber schaden.
Wenn mich z.B. jemand bitten würde, eine Fanpage mit Bezug zur japanischen Angelkultur zu betreiben, würde ich vermutlich gänzlich untergehen.
Posts veröffentlichen – mit oder ohne Plan
Der Beitrag ist nun fertig. Jetzt ist es Zeit ihn zu veröffentlichen. Vorher solltest Du jedoch noch ein paar Absprachen treffen.
Finde heraus, ob dein Kunde ein bestimmtes Vorgehen für die Veröffentlichung von Inhalten wünscht. Sollten sie geplant werden? Falls ja, sollte die Planung direkt bei Facebook erfolgen oder bevorzugt er die Planung in Tools wie Hootsiute oder Buffer? Vielleicht macht es für ihn keinen Unterschied und er möchte, dass Du den für Dich bequemsten Weg wählst?
Unabhängig von der Art der Veröffentlichung muss der Kunde Dir Zugriff auf die Facebook-Seite gewähren. Du solltest auf keinen Fall den privaten Account des Auftraggebers nutzen. Die Berechtigungen sollten so vergeben sein, dass Du deine Aufgaben problemlos ausführen kannst.
An dieser Stelle möchte ich Dir ans Herz legen, dass Du die Beiträge auf jeden Fall vorplanst. Das manuelle Posten ist unpraktisch und zeitaufwändig. Jedes Mal muss Du dafür die Seite besuchen, den Beitrag erstellen und teilen.
Es ist daher viel bequemer, direkt mehr Beiträge zu erstellen und deren Veröffentlichung zu planen. Du planst einmal, die Beiträge werden zur festgelegten Zeit angezeigt und Du kannst Dich um andere Aufgaben kümmern. So läufst Du auch nicht Gefahr einen Beitrag zu vergessen oder ständig an die Veröffentlichung zu denken.
Und da die Posts geplant werden, kannst Du deinen Kunden fragen, ob er Präferenzen für die Uhrzeit der Veröffentlichung hat. Sollte der Kunde Dir keine zeitlichen Angaben machen, versuche die Beiträge zu unterschiedlichen Zeiten zu posten und schau Dir die Statistiken an. Überprüfe, welche Beiträge die höhste Reichweite erzielen und am meisten geliked und kommentiert werden. Überlege, ob sich der Zeitpunkt der Veröffentlichung darauf auswirkt.
Kommentare beantworten und mögliche Probleme
Spreche mit dem Auftraggeber, ob Du Kommentare beantworten sollst.
Sollte es zu deinen Aufgaben gehören, dann erkundige Dich, ob beim Kunden derzeit eine besonders schwierige Situation vorliegt. Dazu könnte ein Shitstorm oder die Infragestellung hoher Preise und der Produktqualität gehören. Spreche ab, wie Du auf sowas reagieren sollst und welche Kommentare gelöscht werden können.
Wenn die Fanpage neu ist und der Kunde noch keine Strategie für den Umgang mit unangenehmen Kommentaren entwickelt hat, würde ich Dir raten, dass Du im Zweifelsfall deine vorbereiteten Antworten an ihn sendest und ihn um Genehmigung bittest. So könnt ihr zusammen mit der Zeit Antwortmuster entwickeln.
Erfrage bei deinem Auftraggeber auch, ob Du in einer bestimmten Zeit auf einen Kommentar antworten musst. Dabei solltest du vorsichtig sein. Sollte der Kunde nämlich verlangen, dass jeder Kommentar innerhalb von einer Stunde beantwortet werden soll, würde das bedeuten, dass Du ununterbrochen seine Seite überprüfen müsstest. Das ist absolut nicht machbar. Versuche in so einer Situation zu verhandeln oder auf eine Zusammenarbeit lieber zu verzichten.
Nachrichten schreiben und PhraseExpress
Ob Du auf Nachrichten antworten sollst, musst Du vorher mit dem Kunden absprechen.
Die Anforderungen und Probleme sind ähnlich wie bei der Beantwortung von Kommentaren. Es macht auch hierbei Sinn, Musterantworten auf häufig gestellte Fragen vorzubereiten. Ich empfehle Dir dafür PhraseExpress zu nutzen. In diesem Tool kannst du auf alle Musterantworten mit wenigen Klicks oder Tastaturkürzeln zugreifen. Die Antworten kannst du dir sortiert nach Kunden einbetten. Das spart Dir viel Zeit und Arbeit.
Finde auch heraus, ob Du zusätzliche Berechtigungen für die Beantwortung von Nachrichten brauchst. Es kann sein, dass dich Leute nach ihren Bestellungen aus dem Online-Shop des Auftraggebers fragen. Um ihnen dann eine Antwort über den Bestellstatus zu geben, muss Du in der Lage sein, auf diesen Shop zugreifen zu können. Sei Dir bitte bewusst, dass du hier schon Tätigkeiten des Kundenservices berührst, die ihre ganz eigenen Verantwortungen mit sich bringen.
Preis für deine Dienstleistung berechnen
Wahrscheinlich ist die erste Frage, die du von deinem Kunden erhältst, wenn du seine Facebook-Seite pflegen sollst: „Was kostet das?“
Leider kann ich darauf keine einfache Antwort geben. Ich kann Dir jedoch erklären, wie ich das handhabe. Es kann sein, dass es nicht der beliebteste Weg unter den virtuellen Assistenten ist, aber bei mir funktioniert er.
Zuerst sammle ich Informationen über den Aufgabenbereich und erstelle einen Testeintrag. Sowohl für mich als auch für den Kunden. Ich messe die Zeit, die ich für den Beitrag benötige und multipliziere sie mit der Anzahl der Posts, die im Laufe des Monats veröffentlicht werden sollen. Der Kunde kann anhand des Testbeitrags meine Arbeit bewerten und weiß, was er von mir künftig erwarten kann.
Abhängig davon, welche zusätzlichen Aufgaben der Auftraggeber an mich stellt, schätze ich den zusätzlichen monatlichen Zeitbedarf.
Der kumulierte Zeitbedarf wird mit meinem Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich ein Angebot, das ich meinem potentiellen Kunden zuschicken kann.
Damit mein Kunde letztendlich genau die Zeit bezahlt, die ich auch wirklich für ihn arbeite, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Im ersten Monat messe ich die Zeit und stelle dem Kunden am Monatsende eine Rechnung aus. So weiß der Kunde, wie viel Zeit der Betrieb seiner Fanpage insgesamt benötigt und mit welchen Kosten er für die Auslagerung an mich rechnen muss. Für den nächsten Monat kann er dann gezielt ein Stundenpaket bei mir kaufen.
- Wir wechseln sofort zum Stundenpaket, das auf meinen bisherigen Berechnungen basiert. Ich gebe ihm Bescheid, sobald sein Stundenkontingent bei mir ausgeschöpft ist. Spätestens zum Monatsende erhält er eine Übersicht über seine möglicherweise noch verbleibenden Stunden.
Eine andere Lösung könnte sein, dass der Kunde einen monatlichen Betrag nennt, der nicht überschritten werden soll. Dieser Betrag kann durch den Stundensatz geteilt werden, um die möglichen maximale Arbeitsstunden zu erhalten. Als virtuelle Assistenz kannst Du dann abschätzen, ob die Stundenanzahl für den gewünschten Aufgabenpool ausreichend ist. Wenn der Stundenkontingent nicht ausreichend sein sollte, braucht es ein offenes Gespräch mit dem Kunden. Schlage ihm mögliche Aufgabenbereiche vor, die du übernehmen kannst, ohne sein Budget zu überschreiten.
Ich hoffe, dass Dir dieser Beitrag bei deiner Arbeit als Virtuelle Assistentin hilft. In Zukunft werden ich Dir meine Vorgehensweise für weitere Social Media-Plattformen vorstellen. Solltest du Fragen haben, scheue Dich nicht mich anzuschreiben!
